如何將XLS轉PDF
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2021-3-1 客服部資深專員
摘要
XLS代表的是Excel檔案，在日常辦公中我們有時需要將一些XLS報表檔案轉換為更安全的PDF檔案。關於XLS檔案轉PDF的方法有很多，下面將介紹一些評價不錯的轉換軟體或在線轉換工具，您可根據自己的情況進行選擇。
在將XLS檔案轉換成PDF檔案前，我們可以先了解一下什麼是XLS與PDF，以及它們常用於什麼情況下。
什麼是XLS
XLS是檔案副檔名，用於Microsoft Excel 2007之前的版本所生成的Microsoft Excel檔案。XLS檔案代表的是Excel電子表格，它可用於生成電子表格，以及具有計算、繪圖工具、資訊透視表和稱為Visual Basic for Applications的宏編程語言的功能。Excel是功能非常強大的軟體，在商業領域中經常用於儲存和處理資訊，以及執行財務分析。XLS檔案雖然可以在OpenOffice，LibreOffice等軟體中打開，但是相容性一般，可能會出現格式丟失等問題。要打開、編輯XLS檔案最好是使用Microsoft Excel軟體。
什麼是PDF
由Adobe公司開發的PDF（Portable Document Format）檔案，是最常用的檔案類型之一。與其他檔案格式相比，PDF檔案主要用於檢視而不是編輯。PDF變得流行的原因之一是它可以保留完整的檔案格式和佈局，無論是在什麼裝置上打開它都能保持與源檔案一致。除此之外，使用PDF格式生成檔案還可保證精確的顏色和準確的列印效果。如今，越來越多的電子圖書、產品說明、公司公告、網路資料和電子郵件都開始使用PDF格式。
為何需要將XLS檔案轉換成PDF檔案？
XLS和PDF都是最為常用的檔案格式，在某些情況下，我們需要將它們進行相互轉換。
- 若是機密檔案，PDF檔案會比XLS檔案更安全。在建立PDF檔案時可選加密保護，安全性更高。
- 在列印檔案時，PDF格式會更適合。PDF可以保存固定的佈局和確保准確的列印效果。
- PDF檔案更易打開，可在不同作業系統中直接打開，XLS檔案需要藉助專業軟體才能打開。
為了能快速將XLS檔案轉換成PDF，您需要藉助一些專業的轉換工具才能進行。下面將介紹各種可在Windows、Mac電腦上可以使用的轉換方法。介紹的方法主要是分為專業的桌面軟體和在線轉換工具，可滿足您不同的轉換需求。
為了能更好地將他們進行轉換，下面將介紹幾款簡單好用的檔案轉檔軟體，幫助您快速將XLS檔案轉換為PDF。
如果您的電腦上有安裝Microsoft Excel，那它是將Excel轉PDF的最好方法之一。Microsoft Excel可打開和編輯XLS和XLSX電子表格，利用“列印”功能簡單快速地轉換Excel格式。但是如果您有多個XLS檔案，那您需要一個個地打開，然後逐個選擇轉換，操作相對麻煩。
具體的操作步驟如下：
① 使用Microsoft Excel打開XLS電子表格。
② 點選[檔案]功能表，選擇[列印]。在列印機選項上，選擇[Microsoft Print to PDF]。然後點選列印機上方的[列印]圖標。
③ 在新打開的視窗上，為生成的PDF設定檔名，然後選擇保存位置。最後點選[保存]，就可完成將XLS檔案轉換為PDF的操作。
Numbers表格是蘋果公司專為Mac用戶開發的一款電子表格應用，作為一款獨立版的Mac版表格辦公軟體，功能可以與Microsoft Excel相抗衡。大多數Apple裝置都內建了Numbers表格，您可使用它製作表格和統計資訊等。
具體的操作步驟如下：
① 首先，在Numbers表格中打開XLS檔案。
② 然後從螢幕頂部的功能表欄中點選[檔案]>[輸出至]>[PDF]。最後，輸入檔名和選擇儲存檔案的資料夾，點選[輸出]將其保存到電腦中。
作為最流行的PDF閱讀和編輯軟體之一的Adobe Acrobat DC軟體，使用它來將XLS檔案轉換為PDF格式也是較為常用的方法。該軟體可用於閱讀、編輯、管理和共用PDF檔案。Adobe Acrobat DC軟體雖然功能多樣，但是它的購買價格較為昂貴，只作為個人使用負擔較大，更推薦企業用戶使用。Adobe Acrobat DC軟體支援Windows，Mac，Linux，Android手機和Windows Phone的跨平台使用，方便您隨時編輯PDF檔案。使用Adobe Acrobat DC中的“建立PDF”工具可以輕鬆地將Microsoft Word，Microsoft Excel和Microsoft PowerPoint檔案轉換為PDF。
具體的操作步驟如下：
① 首先下載安裝並打開Adobe Acrobat DC軟體，點選軟體界面左上方[工具]選項，然後選擇[建立PDF]功能進入。
② 進入建立PDF功能後，點選[單一檔案]＞[選擇檔案]，選擇需要轉換成PDF的XLS檔案打開；如果要轉換多個XLS檔案，那請選擇[多個檔案]。然後點選[建立]按鈕，Adobe Acrobat DC將自動轉換檔案。
![點選[單一檔案]>[選取檔案]](https://net.reneelab.com/wp-content/uploads/sites/7/2021/02/Adobe-Acrobat-DC.jpg)
③ 完成轉換後會進入PDF預覽界面，如果覺得沒問題的話，點選左上角的[保存]按鈕即可將PDF檔案保存到指定資料夾中。
使用Icecream PDF Converter可輕鬆快速地將XLS轉換為PDF格式。該轉換軟體可支援將XLS、XLSX、DOC、JPG、PNG、EPUB、HTML和TIFF等主流檔案轉檔為PDF，亦支援轉換PDF為各種格式。
具體的操作步驟如下：
① 安裝並打開軟體，點選[To PDF]選項以將XLS轉換為PDF。
② 點選[Add File]，添加要轉換的XLS檔案；或者將檔案直接拖放到此視窗中。另外，您也可點選視窗右側的[＋]圖標隨時添加更多的檔案。
③ 如果您要將添加的XLS合併為單個PDF檔案，請勾選[Merge all into one PDF file]。最後，選擇匯出檔案的保存位置並點選[CONVERT]按鈕開始轉換檔案。
關於XLS檔案轉PDF的在線轉換工具，對於不想下載軟體的用戶來說是很好的選擇，因為它們可在任意瀏覽器中打開。雖然在線轉換工具很方便，但是如果XLS檔案過大或網路傳輸速度過慢，那可能會需要花費很長的時間。
當您需要將XLS檔案轉換為PDF時，Google檔案也是一個不錯的選擇。Google檔案可以作為Microsoft Office的在線替代品，它也可檢視和轉換Word、PowerPoint和TXT檔案。該在線轉換工具的操作比較簡單，具體如何操作請看下面的介紹。
在線轉換連結：https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/
具體的操作步驟如下：
① 在瀏覽器上打開Google檔案連結，然後登入您的Google帳號。
② 點選[開啟檔案選擇器]圖標以上載要轉換的XLS檔案。然後選擇[上傳]>[選取裝置中的檔案]，或將檔案拖放到上載區域。
③ 您的XLS檔案將在Google Docs的在線表格編輯器中打開。在頂部功能表欄上，點選[檔案]>[下載]>[PDF檔案（.pdf）]。這樣XLS檔案將會被轉換為PDF檔案並下載到電腦中。
Zamzar是一款功能比較強大的檔案轉換工具，它可支援XLS、PDF、Word、JPG等不同格式之間的相互轉換。Zamzar在線轉換工具可在任意作業系統、任意瀏覽器中打開，無需下載軟體即可使用。如果您要轉換的XLS檔案是機密檔案或檔案過大，那建議您不要使用在線轉換，因會存在著資訊洩露的風險以及受網路傳輸速度的影響，轉換速度可能會很慢。
在線轉換連接：https://www.zamzar.com/convert/xls-to-pdf/
具體的操作步驟如下：
① 在瀏覽器中打開轉換連結，點選[Add Files]，上載要轉換的XLS檔案。
② 檔案上載後，選擇將其轉換到PDF格式。最後點選[Convert Now]，轉換完成後按照指示將其下載到電腦中。
Online-convert.com是一個不錯的在線檔案轉換網站，可支援轉換多種不同的檔案類型，只需兩個步驟即可將XLS檔案轉換為PDF。但是該網站的主頁會有點混亂，會有廣告和其他大量信息。
在線轉換連結：https://document.online-convert.com/convert/xls-to-pdf
具體的操作步驟如下：
① 在瀏覽器中打開轉換連結，點選[Choose Files]按鈕，上載要轉換的XLS檔案。您也可從Dropbox、Google Drive和輸入URL中匯入要轉換的檔案。
② 上載後，您也可使用OCR文字辨識功能。最後，點選[Start conversion]開始轉換檔案。
PDF Converter在線轉換工具可以將Word、Excel、PowerPoint及其他檔案轉換為PDF，也可將PDF轉換為Word、PowerPoint、Excel及圖片等。要將XLS檔案轉換為PDF，操作也是是很簡單的。該在線轉換工具的界面簡潔，沒有廣告和彈窗。需要注意的是PDF Converter轉換工具每次可轉換的檔案數量是有限的，若想要無限制地使用該工具，那您就需要開通會員。
在線轉換連結：https://www.freepdfconvert.com/zh-tw/excel-to-pdf
具體的操作步驟如下：
① 在瀏覽器中轉換連結，點選[選擇Excel檔案]上載XLS檔案，又或者選擇從Google Drive、Dropbox、URL中上載檔案。
② 檔案上載後它將會自動轉換為PDF，轉換完成後，請點選[下載]將其下載到本機資料夾中。
對於XLS檔案與PDF檔案，這兩者有著不同的檔案內容 與格式優勢。將XLS轉換為PDF後，在修改內容或擷取信息時會比較麻煩，因為PDF是不易編輯的。最好的解決方法是將PDF轉換為XLS格式再進行修改。
如果需要將PDF轉換為XLS檔案，那推薦您使用Renee PDF Aide軟體。Renee PDF Aide工具是一款簡單、高效、快捷、免費的PDF轉換工具，它能夠將PDF檔案轉換為高質量的Word、Excel、PowerPoint、Image、 TXT等檔案。該軟體的轉換速度可達到每分鐘80頁，支援批量轉換檔案。此外，這款PDF轉換工具完美相容所有版本的Windows電腦，如Windows 10, 8.1, 8, 7, Vista 和XP。
具體的操作步驟如下：
① 安裝完成Renee PDF Aide軟體後，打開它。選擇[PDF轉檔]。
![打開Renee PDF Aide軟體，選擇[PDF轉檔]](https://net.reneelab.com/wp-content/uploads/sites/7/2020/04/PDF-Aide-OCR.png)
② 添加需要轉換的PDF檔案。您可以點選[添加檔案]按鈕，匯入要轉換的PDF檔案。另外，該軟體支援批量轉換，您可同時匯入多個檔案。檔案添加成功後，轉換列表中顯示待轉換檔案的信息，點選[選擇頁面]列表可以設定檔案轉換的頁面。
![點選[添加檔案]按鈕,添加需要轉換的PDF檔案](https://net.reneelab.com/wp-content/uploads/sites/7/2021/02/PDF-Aide-word.png)
③ 點選上方功能表欄中的[Excel]選項。最後，點選[轉換]按鈕進行轉換。當提示轉換結束，並顯示轉換檔案總數和成功轉換的檔案數量，此時PDF已成功轉換成Excel檔案。
當遇到PDF掃描檔或者PDF檔案內是以圖片的形式存在，使用普通的PDF轉換工具，您只會得到一個不可編輯的Excel檔案。這個時候需要使用OCR光學字符辨識功能去辨識圖片中的字符，並轉成可修改的Excel檔案。您可通過Renee PDF Aide軟體中的OCR文字辨識功能進行文字擷取，將掃描檔內容轉換為可編輯的文字內容。在OCR模式下，您需選擇對應的辨識語言，這樣可以大大提高字符辨識的正確率。Renee PDF Aide軟體支援英/法/德/意/西/葡/中/韓/日等語言文字的轉換，並支援安裝新語言。
具體的操作步驟如下：
① 打開Renee PDF Aide軟體後，點選[PDF轉檔]＞[添加檔案]，匯入掃描的PDF檔案。
② 點選要轉換的[Excel]檔案格式。然後勾選軟體左下角的[啟用OCR]＞[A：辨識圖片或者PDF掃描檔裡的文字]。
選擇啟用OCR後，Renee PDF Aide軟體會提供三種OCR文字辨識模式，您需選擇其中一種：
- A：辨識圖片或者PDF掃描檔裡的文字：這個選項預設PDF頁面的文字都是在圖片/掃描圖上，程式會直接使用OCR功能（選擇對應的語言效果會更佳）辨識檔案上的文字，然後轉換匯出。
- B：辨識內建字體（避免亂碼）：這個選項預設PDF頁面的文字都是使用內嵌字體，程式會將這些字體轉成圖片，再使用OCR功能（選擇對應的語言效果會更佳）辨識檔案的文字並進行轉換匯出。
- A+B（更慢）：程式自動辨識檔案內的字體是圖片還是PDF內嵌字體，然後再進行轉換匯出。但是辨識比較耗時，轉換的時間也會更加長。
③ 最後，選擇檔案的保存位置，點選[轉換]即可完成操作。
Tips如果您還需要對PDF檔案的頁面進行調整修改，那您可通過Renee PDF Aide軟體進行編輯。該軟體提供了多種編輯功能，比如修復損壞檔案、優化大檔案載入時長、實現多頁面檔案的分割、將多個指定頁面合成為一個PDF檔案、調整檔案的顯示角度等，還可以加密/解密PDF檔案、給專屬檔案添加個人浮水印等。
總結
文章上述內容中提到了多種XLS轉PDF的方法，您只需在其中找到最適合自己的方法即可。方法有多種，主要是脫線轉換軟體以及在線轉換工具，專業的轉換工具在速度上會比在線轉換工具快速，它們不受網速影響，在轉換速度上會大大提升。如果您要轉換的檔案較大，建議使用本機轉換軟體，會更加快速。如果您還需要將PDF檔案轉換為XLS檔案或者要編輯PDF檔案，那麼建議您使用Renee PDF Aide軟體，它的功能較為齊全並且可以免費試用。
